Une organisation efficiente de la LFHF

Pour faire de ce projet une réalité de demain, le conseil de Ligue garantira le respect de la politique de la ligue et validera les principales décisions.

Il délèguera la gestion opérationnelle au bureau qui aura un rôle effectif de préparation et de suivi des décisions politiques. Il gèrera les affaires courantes, traitera les affaires urgentes et de manière générale exercera toutes les missions qui lui auront été déléguées par le conseil de Ligue.

 Le Conseil de Ligue mettra en place une organisation qui sera au service des objectifs du projet et devra mettre en œuvre les actions nécessaires.

Repenser l’organisation et le fonctionnement de la LFHF :

 Pour plus d’efficacité et de cohérence, la Ligue des Hauts de France sera organisée en sept pôles d’excellence :

1.      Pôle Administration générale 

2.      Pôle règlements et contentieux

3.      Pôle compétitions

4.      Pôle arbitrage

5.      Pôle Développement – accompagnement des clubs

6.      Pôle technique et performance

7.      Pôle Centre Technique Fernand Duchaussoy

8.      Pôle de Suivi de la Gouvernance

Au sein de chaque pôle piloté par un référent bénévole élu du conseil de ligue ou membre consultatif, des commissions et un comité de pilotage garantirons le bon fonctionnement de l’instance. Chaque responsable de pôle aura la charge d’un secteur de gestion et de développement de la ligue et bénéficiera d’une délégation pour piloter son pôle.

Chaque membre du conseil de Ligue devra signer et respecter une charte de déontologie.

L’objectif de cette nouvelle organisation de la Ligue et de ses Districts sera de rendre efficiente la gestion de la LFHF et de fédérer une équipe de bénévoles en appui et collaboration des salariés.

       Ces Pôles d’excellence ont pour objectifs :

-         De suivre les projets, d’analyser les remontées des commissions et de faire une synthèse au dirigeant responsable du Pôle.

-         D’être garant des plannings et des impératifs

-         De mettre en place des rapports pour que le dirigeant puisse prendre une décision sans devoir assister aux réunions.

-         D’effectuer un lien entre le conseil de ligue et les commissions

-         De décider de l’orientation des projets et suivre leurs évolutions par des tableaux de bord

-         De déléguer les tâches en acceptant les erreurs, minimisant le risque tout en responsabilisant les membres.

               Les fonctions principales d’une association Président, Secrétaire, Trésorier ne seront pas intégrées aux commissions, ni aux pôles en tant que membres mais à titre consultatifs afin de garantir la neutralité de leurs décisions et surtout avoir le recul nécessaire afin de motiver celles-ci.

Les pôles de gestion, le cœur du fonctionnement de la LFHF

               A ce jour, les différentes commissions travaillent de façon indépendante, sans cohérence et concertation. La création de pôles de gestion garantira un fonctionnement optimal de la LFHF.

Chaque responsable de pôle aura ainsi différentes missions :

-         Garantir une réflexion concertée pour définir des plans d’action en mettant en place des groupes de projets.

-         Présenter des projets de plans d’actions au bureau et au conseil de Ligue pour finalisation et décision.

-         Être moteur dans la mise en œuvre des plans d’action et la gestion du budget.

-         Animer leur domaine de responsabilités en s’appuyant sur des commissions et comité de pilotage qu’ils mettront en place en fonction des besoins déterminés

-         S’assurer du bon fonctionnement des diverses commissions dont ils ont la responsabilité.

-         Effectuer le suivi de l’activité du pôle : chaque responsable de pôle proposera en relation avec les responsables des commissions de son pôle des indicateurs de suivis qui seront intégrés au tableau de bord.

-         Effectuer l’évaluation des actions :  chaque action sera évaluée en fonction des objectifs quantitatifs et qualitatifs prévus, ainsi que des bilans et retours d’expérience des clubs.

-         Garantir le respect des valeurs de la charte par les membres de commission.

               Le Président et vice-Président de chaque commission seront proposés par le Président de la Ligue et le responsable du pôle propose au conseil de Ligue pour validation.

               Le responsable du pôle et le Président de la Commission soumettront au Bureau la liste des membres de leur commission afin de les faire valider annuellement par le conseil de Ligue qui nomme ses commissions.

               Les présidents des instances disciplinaires dans le respect des décrets ministériels exercent quant à eux pour la période de la mandature.

Le rôle des commissions :

               Les travaux des commissions seront évalués par le conseil de Ligue qui peut à tout moment révoquer les pouvoirs et délégations transmises à la commission sauf dispositions réglementaires contraires.

Le rôle des présidents de commissions :

               Ils travaillent étroitement avec leur Vice-Président. Ils ont pour mission de respecter en tous points la politique régionale définie par la ligue.

               Ils élaborent annuellement en lien avec le responsable du pôle et le trésorier général un budget prévisionnel de fonctionnement et de développement et assurent le suivi de ce budget trimestriellement.

               Ils se doivent de respecter les procédures notamment au niveau financier (repas, covoiturage, vision) et au niveau administratif (date de réunion, procès-verbaux).

               Ils doivent préparer leurs réunions suffisamment à l’avance, en relation étroite avec le salarié administrative en charge des dossiers les concernant.

               Ils signent les procès-verbaux des réunions pour validation. Ils s’assurent que le procès-verbal établi à chaque réunion ne contient aucune critique à l’encontre de la Ligue ou d’un Club.

               Ils doivent entretenir un contact régulier avec le responsable du pôle dont leurs commissions dépendent afin de solutionner le plus vite possible d’éventuels problèmes.

               Il leur sera demandé à la fin de chaque saison de rédiger un bilan succinct mais précis de l’activité de leur commission dont ils ont la charge. Ce bilan figurera dans le rapport d’activité de la ligue présenté lors de l’assemblée générale.

               Ils font leur possible pour assister aux événements organisés par la ligue.

               Les membres nommés par le conseil de ligue représentent la ligue dans leur activité en commission.

Ils se doivent de respecter un certain nombre de principes.

1)     Impartialité : ils sont au service de l’intérêt général doivent non seulement faire preuve d’une parfaite impartialité encore prévenir de tous soupçons d’intérêt particulier, ils s’abstiennent absolument de toute intervention concernant la situation du club où ils sont éventuellement licenciés. Il ne s’agit pas de représenter son club mais bien de travailler pour les clubs.

2)     Disponibilité et responsabilisation : ils s’engagent à faire leur possible pour répondre favorablement aux convocations initiées par leurs présidents de commission

3)     Intégrité et exemplarité : chacun s’engage à respecter les règles de l’éthique et aura un comportement exemplaire dans et hors du terrain.       

Ils se doivent de respecter une totale confidentialité concernant les délibérations prises par leur commission. Ils sont soumis à un strict devoir de réserve en particulier dans les procès-verbaux. Ils devront valoriser dans leur mission le respect de l’autre et véhiculer les valeurs de notre ligue : P.R.E.T.S.